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工作这么多年,可能连一封得体的邮件都写不好

图片:Marius Christensen / CC0

怎样写一封得体的电子邮件?

牛芒

ag环亚集团 www.npjfj.cn 作为入职半年的职场新人,写过最多的邮件就是「投简历」啦。如何在一篇电子邮件里礼貌而又准确地展示自己,避免给 HR 留下「一看就不靠谱」的印象十分重要。

标题

错误示例:

A 大学应届生小明

小明,你好。小明你这标题,我会以为是世纪佳缘给我发来的介绍人。

我是 A 大学 19 应届生,非常想加入贵司??!

感受到你激动迫切的心情,但请不要把标题当成一句话介绍,标点符号也请避免向马景涛学习。

内容运营 - 小明

相比起来,会稍好一点。起码能让 HR 知道你想应聘的职位和你的名字,但还远远不够。标题需要通过最简明的字数最准确强调重点,对于应届生投简历,HR 更希望在邮件标题中能看到

「你期望的工作职位」+「你的学?!?「你的级数」+「你的名字」

例如:内容运营 - A 大学 19 届 小明

HR 每天会收到无数投递过来的简历,如果你在标题中不能准确传递信息,很可能会在筛选简历时被漏掉。职位很重要,你需要在标题中写明,这样才能分类。学校很重要,作为大学生,学校是你的第一张名片,可能包含着你的地理位置,可工作天数等一系列信息。级数很重要,如果是实习岗位,可能往届生就不太合适了。你的名字很重要,或许 HR 不能仅凭一封邮件就记住你的名字,但印象分,朋友你不要啦?

正文

很多同学习惯投简历时正文空白,直接标题加附件结束一切。我理解可能是「不知道写什么,干脆不写」,但如果能在正文部分简单介绍自己,说出为什么选择这个职位,自己的意向、优势等可能无法完全在一张单薄的简历中完全展示的内容,或许是个加分项。起码 HR 能 get 到你的用心与认真。

附件

一定要有的就是简历啦。几点注意事项:

  • 不要忘记发附件,不要忘记发附件,不要忘记发附件。每一封没有附件的求职邮件,都会收获很多个白眼;
  • 附件的名称请让人能看懂,记得修改下呀,不要什么「屏幕快照 2019-01...6.25.50」;
  • 请用 pdf。你不知道 doc 在对方电脑上打开会是什么样;
  • 如果是设计等职位,可以把自己的作品集附上;

细节很多,请记住准确传递信息。

发送人

就说一句,如果是群投的话,不要让某一家 HR 看到你发送给他的邮件,同时发送了十几个人,那样就真是有点天真了。

大致想到以上几点,如何写一封得体的电子邮件,问题下已经介绍的十分详细,无论是学习生活、求职还是以后工作中都能用到。

灯下说书人,街边远行客,灯下说书人

什么是「好」邮件,有哪些关键要素

    • 标题清晰易读:能让阅读者快速抓住重点,仅通过标题不用点开正文就能判断事项优先级; 如,对外:【来自 XX(公司名)】XX 事项合作确认清单;对内:【XX 项目】上线所需资源申请
    • 送达无误:正确使用收件 / 抄送 / 密送?!甘占恕故切枰私獠⒍源耸伦龀龌赜Φ亩韵?;「抄送人」是仅仅需要知晓事件的对象,ta 可以不用做出回应;「密送人」是需要知晓事件,但不便公开让所有收件人知道邮件被发给这个人
    • 目标明确:邮件是为了让收到邮件的人知晓某件事情,还是对某件事情做出回应?需要在邮件中明确
    • 清晰简洁,重点突出:用最简单的文字和结构化的方式,把需要传递的信息整理好,并罗列层次,善用格式 highlight 重点
    • 下一步行动计划:落实具体事项、责任人、DDL
    • 语言习惯一致:和邮件阅读对象保持一致的沟通语言,比如内部沟通中使用内部员工都能理解的术语名词,对外沟通中不使用只有组织内才能理解的名词,换成大众都能理解的说法,或对专业名词做出解释
    • 语气友善,注重邮件礼仪

有哪些训练自己写好邮件的小技巧

    • 观察公司内部面向全组、全业务线乃至整个公司的邮件,这样的邮件往往结构完整、措辞经过雕琢,可以作为正面范例
    • 将自己带入读者的视角,发送前通读一遍,看能不能理解邮件所传递的信息。
    • 发送之前检查:标题、收件人、正文(错别字)、附件(是否放了)

「好」邮件的例子

    • 内部沟通(人力资源服务公司的销售拜访客户后公司内部同步信息的场景)
      • 标题:【XX 公司】拜访后情况同步(日期)
      • 【拜访对象】:XX 公司 HRM 、招聘负责人
      • 【主要情况】:该客户是 XX 行业区域内头部客户,成立于 19XX 年,目前人员 3XXX 人,业务类型是 XX,近年在调整业务范围,因此需要某专业技能的人才,本次初次拜访,过往了解过我司,但从未合作过。
      • 客户痛点是基于承载战略的要求,新事业部需要有专业人才和懂专业的管理人员,但目前不知道这部分人从那儿找,内部选拔该以何种标准和方式、外部招聘从什么渠道和标准选人,都是问题?;谡庋男枨?,给客户介绍了我司的 XX 服务和产品,未来可能合作的点包括:XX、XX 和 XX;风险可能有:XX、XX 和 XX。
      • 和客户达成共识的下一步行动计划:……
      • 内部需要做的下一步行动计划:准备客制化方案下次拜访,DDL 是 X 月 X 日,需要@某同事 约客户再次拜访进行当面讲解,继续挖掘需求和推进商业合作进程。
    • 外部沟通(合作方邮件举例)
      • 标题:【来自 XX】XX 合作形式介绍
      • 感谢 XX 公司对我司产品的认可,基于贵司的业务类型,可以共同开展以下形式的合作:1…… 2…… 3……
      • 以上,如果贵司有更多想法和策划,欢迎随时沟通,X 个工作日后我会再次和您联系,探讨和推进后续合作计划。
章牧之,HR / 厨子/ 拍照的 / 铲屎官 / 很多兴趣爱好

在前公司经常给团队成员培训《邮件礼仪》,来了新公司以后也和很多职场前辈们学习了邮件之法,简单谈几点自己的感受。

先说结论,写邮件的目的是什么?

「短平快」、「尽可能详细」(是的不冲突)地「告诉须知人和同步人「问题是什么」、「解决方案是什么」、「需要谁在什么时间什么地方做什么」。

背离了以上原则的邮件,我觉得大概率是「不得体」的。

以及,重要的事情发邮件(一定要书面同步或者传递的),十万火急的事情打电话(服务器宕机都火烧眉毛了还靠邮件说事情是来不及的)

接下来挨个聊聊写一封邮件的方法论。


前置准备

  • 邮箱

先说说工具本身吧(如果是职场公司内部发的邮件可以局略此部分),之前在站内有一个非常有趣的讨论 发简历该不该用 QQ 邮箱?

在回答里很多 HR 同行和其他公司的同事们各抒己见,讨厌 QQ 邮箱的主要有以下几个原因:

  1. 不职业化(一长串 QQ 数字的邮箱前缀让人心生反感)
  2. 娱乐化(坦白讲我的确在很多 QQ 邮箱的发件人那里看到的是很个性化的网名)
  3. 不好记忆(有规律的英文邮箱和一串毫无规律的数字你觉得哪个好记?。?/li>

坦白讲,从业这么长时间,我是对 QQ 邮箱没什么偏见的,但是我对发件人为一长串个性化网名这件事还是 0 容忍度

在校生(尤其是本科生)用邮件的机会的确是少,大多数人还习惯于 QQ 在线传文件的方式。那么,初出职场的你,建议先申请一个靠谱的邮箱前缀,如果实在是懒得申请,能不能把你的 QQ 邮箱发件人改一改?

  • 签名档

签名档对于电子邮件的意义,就像你出门社交随身携带的名片一样重要。最主要一点是为了提供自己的联系方式,以及统一整体的展示方式。大多数职场人应该都有自己公司的统一要求格式,如果没有统一要求的,需要设置一个固定的格式,包括个人姓名、英文名、公司正式注册名称、部门或者项目组、手机、地址等。至于学生,我想也应该需要一个自己的签名档。

然而,很多工作很久的人,签名档仍然写的乱七八糟,早年间我甚至还见过很多奇奇怪怪的签名档:

  1. 来自我的 iPhone 客户端
  2. 个性化签名(参考个性化发件人网名)
  3. 。。。。。。。
  4. 来自网易邮箱大师定制

或者干脆就没有。


写邮件前

  • TO、CC、Subject

写一封得体的电子邮件,正文上方的几个关键条你需要搞清楚怎么用。

TO 和 CC 的区别很多工作了好几年的人,至今都分不清。甚至于有的员工会有「反正都能发过去能收到邮件」来反驳我的观点,那如果你想写一封得体的电子邮件,就从下一封邮件开始,明确清楚这两个文本框各自应该写什么,哪些人写 to、哪些人写 cc。

关于 subject , @吴思扬 写的回答里讲的很全面了:

电邮标题也是经常被忽视的一点,但这一点至关重要,可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
最全面的概括
《有关 XX 项目在 XX 客户现场的部署故障及现场情况说明》
最开始的引子
《XX 市 XX 客户现场部署故障》
最点睛的描述
《XX 客户现场部署故障将可能导致延期上线》

我再补充一点:

subject 处最需要的,是在优先的字数里总结和提炼出这封邮件的关键信息,甚至于可以做关键字的提炼,例如:

「休假同步:XX 休假期间工作安排(8.9-8.18)」

「XX 8.9-8.18 休假急事电联 132xxxxxxxx」

我想哪个标题更合适,大家应该都一目了然。


邮件正文

  • 前言及结尾
  1. 请不要在问候语处直呼其名,如果比较熟悉的同事可以叫昵称或者简称,如果没有那么熟悉可以用 xx 老师、职务等方式尊称;
  2. 如果有多个收件人可以用 Hi/Dear all(这里不区分两者,个人判断均可)来开头;
  3. 结尾加一句谦辞或者敬语收尾,如:
如未尽事宜可与我联系

4.如果是首次给对方发邮件又非团队内部协作,可以简单在问候后换行简单介绍来意。

这是一本很有意思的书,推荐职场人(尤其是涉及文字工作、沟通交流和协作比较多的人都可以考虑读一下)。书的介绍中有写到:

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。金字塔的基本结构是:中心思想明确,结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程。

那么在邮件正文里也是如此,写正文的时候,麻烦先以总结的形式,给所有的「to」和「cc」传递清楚,你要同步 / 汇报 / 提出什么样的一件事 / 一个项目 / 一个需求,然后再去细说问题的描述、事件和解决办法。

  • 《麦肯锡 30 秒电梯理论》

这是一个很有意思的沟通理论,背景故事大概是:

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从 30 层到 1 层的 30 秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在 3 条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30 秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

在写邮件的时候,也可以遵循这一原则,尽量短平快的把你要表达的事情讲清楚,即以下三点:

  1. 把事情的关键词说明白
  2. 不必要的修饰词和语气助词全部去掉,尽可能短
  3. 必要时可以描述,不要为了短而短

我在很多时候收邮件会看到长篇大论的就某一问题展开叙述,事情的前因后果甚至于八卦都写在了邮件正文中,大端的文字让我失去了阅读的耐心,最后不得已直接找当事人口头沟通问题细节。实际上可以遵循以下原则:

  1. 分段,问题描述、预计影响、解决方案、期望可以分小段描述清楚
  2. 多用表格(尤其涉及多个并行的行端内容的时候,如项目周期、小组情况等)
  3. 少用长句和修饰词,适当的拆短句式,让阅读更快。
  4. 精准描述问题,把所有的「可能」、「也许」、「大概」去掉
  • 得体的中文使用

上大学的时候经常串班去对面中文系的课堂,蹭的最多的是《现代汉语》这门课。汉语作为母语,是每个人从小就学习的必修科目(之一),但是对于很多人来说,都是「学过很多道理,但仍然写不好一封邮件」。

  1. 洽当的标点符号

明确什么时候用书名号和引号,什么时候用逗号、分号和句号,什么时候该用感叹号。

2.合适的标色、加粗、下划线和斜体

加粗代表着重点,颜色代表着 warning(事实上除了红色:代表强调或者危险和绿色:代表通过和正常)可以少量使用外,其他颜色尽量避免使用),尽量少用斜体(中文斜体真的很难看)

  • 其他关键信息
  1. 重要的时间节点、关键人物

大多数人写邮件都是为了同步 / 传递重要事宜,那么这个项目的时间,一定要明确在邮件里,deadline 是什么时候,要精确到小时甚至于分钟(比如:请于 2019/01/25 12:30 前提交最终版)。

关键的项目是谁,应该有明确的负责人(比如:确认项目排期,明确研发操作手册并下发到每个组员@张三

2.如有附件请规整文件名并在正文简单描述

  • 如果是发简历的邮件请转为 PDF 后再行发送
  • 如果是 Excel 请尽量把各种繁杂的公式去掉避免卡顿
  • 如果是超大附件请尽量给网盘或者其他便于阅读的形式
  • 请把附件的文件名以写 subject 的形式命名
  • 如果有很多附件请打包压缩发送
  • 重要的附件内容请在邮件正文内简述

最后,说一点题外话:

  • 发邮件前一定要再三检查(收件栏是否有误、正文是否有误、附件是否有误)。
  • 养成随时读邮件和回复邮件的好习惯,起码做到日清。
  • 发完邮件尽量和相关人在 IM 上再行同步下概要(大家邮件都很多,避免疏漏)。
  • 不要写错别字。

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